Warum digitale Dokumentation?
Ob Wartungsprotokolle, Bauabnahmen oder Qualitätsnachweise – digital dokumentiert ist:
- Übersichtlich und durchsuchbar
- Schnell zu teilen mit Kunden oder Prüfern
- Manipulationssicher und revisionsfest
Typische Einsatzbereiche:
- Heizungswartung mit QR-Code-Scan
- Baustellenfotos mit Zeit- und Geo-Daten
- Digitale Unterschriften direkt auf dem Tablet
Tools, die im Handwerk funktionieren?
Es gibt viele Anbieter, doch wichtig ist: Das System muss zu deinem Betrieb passen.
Bewährte Tools:
- MemoMeister, Craftnote, Capmo für Baustellen
- SmapOne, inndox oder DocuWare für Formulare & Doku
- Cloud-Speicher wie Nextcloud oder TeamDrive mit DSGVO-Hosting
Tipp: Achte auf Schnittstellen zu deiner bestehenden Software (z. B. ERP oder CRM).
Sicherheit & Recht: So bleibt alles sauber
Digitale Nachweise müssen:
- revisionssicher archiviert sein (z. B. nach GoBD)
- für Prüfungen abrufbar und unveränderbar sein
- DSGVO-konform gespeichert werden
Besonders wichtig: Zugriff nur für Berechtigte, regelmäßige Backups und klarer Umgang mit personenbezogenen Daten.
Dokumentieren wie die Profis
Mit der richtigen digitalen Lösung sparst du Zeit, sicherst dich rechtlich ab und schaffst Vertrauen bei Kunden und Prüfstellen.
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