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Chatbots datenschutzkonform einsetzen: So gelingt der rechtssichere Umgang mit Dialogsystemen

Chatbots sind mittlerweile ein fester Bestandteil vieler Websites und Onlineshops. Egal, ob sie als virtuelle Assistenten Anfragen beantworten oder Bestellvorgänge erleichtern – sie bieten zahlreiche Vorteile. Doch mit der Einführung dieser Technologien stellen sich auch datenschutzrechtliche Fragen: Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, um Chatbots datenschutzkonform einzusetzen?

Was sind Chatbots und wie funktionieren sie?

Chatbots sind textbasierte Dialogsysteme, die Nutzern ermöglichen, mit einem technischen System in natürlicher Sprache zu kommunizieren. Sie agieren wie eine erweiterte Suchmaschine, greifen auf hinterlegte Datenbanken zu und liefern Antworten. Dabei gibt es zwei Arten von Chatbots:

1. Regelbasierte Chatbots: Sie folgen vordefinierten Regeln und greifen auf festgelegte Antwortmöglichkeiten zurück. Diese Systeme sind weniger komplex und einfacher zu steuern.

2. KI-gestützte Chatbots: Diese Systeme nutzen maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um selbstständig dazuzulernen und komplexere Dialoge zu führen.

Praxis-Tipp: Prüfe vor dem Einsatz, ob dein Chatbot regelbasiert oder KI-gestützt ist. Diese Entscheidung beeinflusst die datenschutzrechtlichen Anforderungen erheblich.

Rechtsgrundlagen: Wann ist die Datenverarbeitung zulässig?

Der Einsatz eines Chatbots ist stets mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden, z. B. Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse der Nutzer. Dabei gelten unterschiedliche Rechtsgrundlagen je nach Zweck der Datenverarbeitung.

1. Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist die Datenverarbeitung zulässig, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Dies ist z. B. der Fall, wenn ein Kunde über den Chatbot ein Angebot einholt, eine Bestellung aufgibt oder nach Lieferzeiten fragt. Wichtig: Die Verarbeitung darf nur so lange erfolgen, wie sie zur Erfüllung des Vertragszwecks notwendig ist.

2. Datenverarbeitung zu Werbezwecken

Soll der Chatbot Daten für Marketing oder Profilbildung nutzen, z. B. zur Analyse von Vorlieben und Verhaltensmustern, ist eine Einwilligung des Nutzers erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dies gilt auch für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), etwa im Bereich Telemedizin.

Worauf du achten solltest:

Die Einwilligung muss durch eine klare, bestätigende Handlung erfolgen, z. B. das Anklicken eines Kästchens.
Nutzer müssen transparent über den Zweck und Umfang der Datenverarbeitung informiert werden.
Ein ergänzender Hinweis auf die ausführliche Datenschutzerklärung sollte leicht zugänglich sein, etwa per Link oder QR-Code.

Drittanbieter und Hosting: Was gibt es zu beachten?

1. Auftragsverarbeitung

Wird der Chatbot von einem Drittanbieter bereitgestellt, muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden. Dieser regelt unter anderem:

2. Datenverarbeitung außerhalb der EU

Erfolgt die Verarbeitung in einem Drittland (außerhalb der EU oder des EWR), müssen die Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden. Hierzu zählen z. B. die Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus durch Standardvertragsklauseln oder die Prüfung des lokalen Datenschutzrechts.

3. Gemeinsame Verantwortung

Wenn mehrere Parteien für die Datenverarbeitung verantwortlich sind, greift die gemeinsame Verantwortung nach Art. 26 DSGVO. Dies kann zusätzliche Pflichten wie die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten nach sich ziehen.

Praxis-Tipp: Nutze möglichst Systeme, die sich intern hosten lassen, um den Kontrollaufwand zu minimieren und Datenflüsse besser zu steuern.

Transparenz und Einwilligung: Die Schlüssel zu rechtssicherem Einsatz

Einwilligungserklärung

Damit die Einwilligung des Nutzers DSGVO-konform ist, sollte sie folgende Punkte erfüllen:

Widerrufsmöglichkeit

Der Nutzer muss seine Einwilligung jederzeit widerrufen können, z. B. durch einen Link im Chatbot oder eine Nachricht im Dialogfenster.

Datenlöschung: Kein unnötiges Speichern

Gespeicherte Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den Zweck der Verarbeitung benötigt werden. Nach Abschluss der Kommunikation sind die Daten zu löschen, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. im Rahmen der Gewährleistung).

Ein möglicher Datenschutzverstoß: Werden Chatverläufe dauerhaft gespeichert, könnten ungewollt Nutzerprofile entstehen. Daher empfiehlt es sich, dem Nutzer eine einfache Möglichkeit zu bieten, seine Daten selbst zu löschen.

Die E-Privacy-Verordnung: Kommende Änderungen im Blick behalten

Die geplante E-Privacy-Verordnung könnte künftig zusätzliche Anforderungen an den Einsatz von Chatbots stellen, insbesondere bei der Nutzung von Tracking- und Analysetools. Es lohnt sich daher, die Entwicklungen im Blick zu behalten und den Einsatz von Chatbots entsprechend anzupassen.

Fazit: Datenschutz-Compliance beim Einsatz von Chatbots

Ein Chatbot kann die Nutzererfahrung deutlich verbessern – aber nur, wenn er datenschutzkonform eingesetzt wird. Halte dich an folgende Grundregeln:

So schützt du nicht nur die Daten deiner Nutzer, sondern sicherst auch das Vertrauen in dein Unternehmen.

Chatbots datenschutzkonform einsetzen: So gelingt der rechtssichere Umgang mit Dialogsystemen

Was sind Chatbots und wie funktionieren sie?