Das Thema Whistleblowing gewinnt in Unternehmen zunehmend an Bedeutung – nicht zuletzt durch die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern, die klare Anforderungen an Unternehmen stellt. In diesem Beitrag erfährst du, was die EU-Richtlinie beinhaltet, welche Maßnahmen du in deinem Unternehmen umsetzen solltest und wie du Whistleblowing-Systeme effektiv in den Arbeitsalltag integrieren kannst.
Mit der EU-Richtlinie (2019/1937) wurde ein europaweiter Standard geschaffen, der Hinweisgeber vor Repressalien schützen soll. Unternehmen sind nun verpflichtet, sichere Meldekanäle einzurichten und Hinweisgeber wirksam zu schützen.
1. Was ist Whistleblowing und warum ist es relevant?
Whistleblowing bezeichnet das Melden von Missständen, wie beispielsweise Korruption, Diskriminierung oder Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Für Unternehmen ist dies ein wichtiges Instrument, um Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und Risiken zu minimieren.Mit der EU-Richtlinie (2019/1937) wurde ein europaweiter Standard geschaffen, der Hinweisgeber vor Repressalien schützen soll. Unternehmen sind nun verpflichtet, sichere Meldekanäle einzurichten und Hinweisgeber wirksam zu schützen.
2. Anforderungen der EU-Richtlinie
Die EU-Richtlinie legt fest, welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen müssen, um den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:2.1 Einrichtung sicherer Meldekanäle
- Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder einem Jahresumsatz von über 10 Millionen Euro müssen interne Hinweisgebersysteme einrichten.
- Diese Meldekanäle können schriftlich, telefonisch oder persönlich sein.
- Anonymität und Vertraulichkeit müssen gewährleistet werden.
2.2 Schutz vor Repressalien
- Hinweisgeber dürfen nicht gekündigt, benachteiligt oder anderweitig diskriminiert werden.
- Arbeitgeber müssen Maßnahmen ergreifen, um Whistleblower vor beruflichen Nachteilen zu schützen.
2.3 Transparente Prozesse
- Unternehmen müssen sicherstellen, dass Hinweise innerhalb von drei Monaten geprüft und bearbeitet werden.
- Hinweisgeber sind über den Stand der Bearbeitung zu informieren.
2.4 Erweiterte Geltungsbereiche
- Die Richtlinie schützt nicht nur interne Mitarbeiter, sondern auch externe Personen wie Lieferanten, Freelancer und Bewerber.
3. Praktische Umsetzung im Unternehmen
Um die Anforderungen der EU-Richtlinie zu erfüllen, ist eine strukturierte Herangehensweise notwendig. Folgende Schritte helfen dir bei der Umsetzung:
3.1 Aufbau eines Hinweisgebersystems
- Softwarelösungen: Es gibt spezielle Tools, die Unternehmen bei der Einrichtung und Verwaltung von Hinweisgebersystemen unterstützen. Beispiele sind BKMS oder EQS Integrity Line.
- Interne Anlaufstellen: Benenne eine verantwortliche Person oder ein Team, das für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise zuständig ist.
3.2 Schulung der Mitarbeiter
- Informiere deine Mitarbeiter über die neuen Prozesse und ihre Rechte.
- Sensibilisiere Führungskräfte für den Umgang mit Hinweisen und die Bedeutung von Vertraulichkeit.
3.3 Überprüfung bestehender Prozesse
- Analysiere bestehende Kommunikationswege und prüfe, ob diese den Anforderungen der EU-Richtlinie entsprechen.
- Optimiere gegebenenfalls Arbeitsabläufe, um die Effizienz zu steigern.
3.4 Externe Unterstützung einholen
- Falls dir die Umsetzung schwerfällt, können spezialisierte Berater oder Kanzleien unterstützen.
- Externe Meldekanäle können ebenfalls eine sinnvolle Ergänzung sein.
4. Vorteile eines effektiven Whistleblowing-Systems
Ein funktionierendes Whistleblowing-System bringt zahlreiche Vorteile mit sich:- Früherkennung von Risiken: Probleme werden erkannt, bevor sie größere Schäden verursachen
- Reputation schützen: Durch das proaktive Management von Missständen bleibt das Vertrauen in dein Unternehmen erhalten.
- Mitarbeiterzufriedenheit steigern: Mitarbeiter fühlen sich gehört und unterstützt.
- Rechtskonformität sicherstellen: Mit einem Hinweisgebersystem erfüllst du die Anforderungen der EU-Richtlinie und vermeidest Strafen.